eDMS

PREDNOSTI

Visok stepen efikasnosti i produktivnosti

• veca brzina distribucije i pristupa dokumentima,
• preglednost poslovanja,
• koncentracija i dostupnost intelektualnom kapitalu preduzeća,
• centralizacija arhive, dostupnost, sigurnost i nadzor,
• olakšan rad sa strankama i donošenje odluka,
• bolja raspodela posla - veća efikasnost poslovanja,
• veća konkurentnost,
• veće zadovoljstvo komitenata.

Niži troškovi poslovanja

• ušteda u vremenu - nema dugotrajnih postupaka sređivanja, odlaganja i traženja papira,
• kraće vrijeme odziva,
• smanjena količina papira u prometu,
• manje prostora potrebnog za arhivu,
• manje kopiranja dokumenata.

KARAKTERISTIKE

Koncept dokumentacionih sistema je sastavljen od sledećih elemenata:

1. Digitalizacija dokumenata (Imaging)

koristi se za unos, skladištenje i upravljanje elektronskih slika dokumenata koji su prethodno bili skenirani (papirni dokumenti), odnosno poslati telefaksom ili elektronskom poštom.

2. Upravljanje dokumentima

obuhvata tehnološka riješenja koja omogućavaju:

• pretraživanje,
• pristup,
• bezbijednost,
• upravljanje dokumentima.

Sistem sadrži dokumenta koja su nastala na različite načine - skeniranjem dokumenata u papirnom obliku, dokumenta nastala u različitim aplikacijama, iz mail poruka, a mogu se unijeti i drugi formati kao što su slika, video i drugo.

3. Upravljanje zapisima (COLD – Computer Output to Laser Disk)

sadrži tehnološka riješenja namijenjena za:

• elektronsko preuzimanje,
• indeksiranje,
• trajno skladištenje formatiranih računarskih izlaznih podataka (štampanih strana) u elektronskom obliku.

Na ovaj način je organizacijama obezbeđen izvorni dokument u elektronskom obliku, onakav kakav je odštampan na štampaču i predat u ruke komitentu.

4. Upravljanje radnim tokovima (Workflow)

je automatizovanje toka dokumenata i informacija u radnom procesu, pri cemu možemo detaljno da odredimo radne postupke s obzirom na ucesnike i njihove zadatke, kao i ulazne i izlazne vrednosti. Istovremeno sa automatizacijom procesa je omoguceno i kreiranje poslovnih pravila i strategija kojima se reguliše tok rada, kao i nadzor i obavještavanje pri izvršavanju radnih zadataka.

5. Logička i fizička arhiva

se koriste za arhiviranje dokumenata i podataka, pri čemu su meta podaci o dokumentima arhivirani u logičkoj arhivi, dok su sami dokumenti smješteni u fizičkoj arhivi. Fizička arhiva obezbeđuje da dokumenti budu dostupni i bezbijedni.
Sve podatke ne možemo čuvati u eDMS-u koji je namenjen isključivo radu sa dokumentima. Da bismo izbegli dupliranje pri unosu i pisanju podataka, eDMS se povezuje sa transakcijskim sistemom pri čemu to povezivanje zavisi od potreba naručioca ili zahteva poslovnog procesa.

MIS2Open - ISO_SQ - Bussines Inteligance - Data Warehouse - DSS - OLAP - Data Mining - Corporate Business Portal